采购管理作业办法

□ 总则
第一条 目的 为使公司成品采购作业得到有效的执行与管理，特订定本办法。

第二条 适用范围 主要指国内外成品办货，国内外零件采购。

□ 下单作业
第三条 下单作业
一、目前下单方式有以下两种 （一）定期订单 （二）不定期订单（流水订单）
二、定期订单的定义：指对库存常备规格品拟定之月份计划性采购。
三、不定期订单的定义：指依客户别对规格品或非规格品之订货。

四、定期订单下单作业
（一）下定期订单前将现有库存、尚未进货量、预扣后库存、营业预估量、前三月平均销量等资料作为定期订单办货依据。
（二） 完成〖定期订单试算表〗，并于每月规定日前完成定期订单（其中家具厂订单必须于每月底前完成），由专人提列签呈（桌柜类除外）。
（三）签呈上必须明列国内办货总金额，国外办货总金 额，ＣＩＦ费，进口关税，增值税，代理费费用。
（四）签呈及订单层呈权责主管签核后下单。
五、不定期订单（流水订单）下单作业
（一） 依据经过预扣后的订货明细，依厂商别拟定相应订单。
（二） 不定期订单（流水订单）呈部门主管签核后下单。
六、订制品下单作业 订制品下单时需附〖订制品申请书〗，下单方式依照流水订单下单执行。
七、紧急插单下单作业 若营业有紧急交货而无库存部分，采购应在合理范围内协调厂商全力配合进行紧急插单作业。紧急插单下单方式依照流水订单下单执行。

第四条 答交作业 采购在下单后，应与厂商就交期作确认，并将确认后的交期回复客服答交窗口，以利前端出货作业。 □ 办货追踪作业

第五条 办货追踪 一、订单下单后，即填具〖办货追踪表〗。 二、〖办货追踪表〗依厂商别制作，并依据仓库提供之〖到货日报表〗对所订购之物品进行到仓追踪。 □ 到货验收及正式答交

第六条 到货验收
一、家具厂产品到货验收 家具厂产品以〖交运单〗形式由仓库每天进行到货验收。
二、国内厂商产品到货验收 采购在收到厂商交货单时，即开立〖到货验收单〗，验收单上需注明订单号码，经权责主管签核后转仓库作到货验收之准备。
三、国外厂商产品到货验收 在收到厂商传真过来的发票及提单后，即开立到货验收单。到货验收单上需注明箱号及到货日。经签核后转仓库作到货验收之准备。
四、厂商直送产品到货验收 厂商直送产品至客户现场并组装完成后，采购须依据客户签认后之〖出货单〗开立到货验收单，经主管签核后转仓库做帐。

第七条 正式答交
一、在货品入仓并验收完成后，采购需对前端客服进行正式答交。
二、正式答交日期为货品实际入仓日。

□ 异常状况处理作业

第八条 异常状况定义
一、异常状况分为交期异常状况及商品异常状况。
二、交期异常状况指厂商交期递延。
三、商品异常状况指商品客诉。
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