请采购管理办法

第一条 目的与精神 为使公司请采购作业得到有效的执行与管理，特依《总务管理规则》第三条之规定制订本办法。

第二条 适用范围 主要指公司固定资产、生财器具及一般庶务采购，除另有规定外，悉依照本办法办理。

第三条 采购金额的限制与所需检附的表单
一、 单件价格500元（含）以上需填写“请采（购）/验收单”，请权责主管核准后方可执行。采购完毕后需验收无误后凭发票，请采购验收单办理核支手续。
二、 采购单价500元以下，由各部门主管自行控管，凭发票办理核支手续。
三、 采购总额在1000元以上亦需填写“请采（购）/验收单”，且原则上一律使用支票等银行票据进行结算。
四、 大宗物品的采购，除需填写“请采（购）/验收单”外，还需附上所收集到的客户的报价单，除情况特殊外，应有三家以上的厂商报价。

第四条 采购品种、部门限制
一、 总务部门应根据每月消耗量对日用杂品、办公文具定量采购，以降低成本。
二、 日用杂品由需求部门向总务部门请领，如遇急需或请领困难，则视具体情况可自行采购。日用品指：日常工作需用品及简单器具如灯泡、清洁剂等。
三、 办公文具由需求部门向总务部门请领，如遇急需或请领困难，则视具体情况可自行采购。办公文具指：笔、笔记本、文件夹、尺、订书机等。
四、 低值易耗品经权责主管核准后，可由需求部门采购或总务部门代为采购，并办理领用手续。低值易耗品指：未达固定资产认列标准的较大金额的，属公司控管的物品，如办公家具、白板、自行车、电热水瓶等。
五、 固定资产由总务部门统一采购，因请购物品之型号、品质等问题代购部门难以掌握时，允许请购部门自购，但自购部门所购物品仍须先至总务部门登录编号。
六、 印刷品由总务部门统一采购。

第五条：请采购权责划分 根据采购金额的大小，请参阅人事管理规则相关权责划分办法，作为各级主管核决权限之依据。

第六条：请采购审核 会计人员应在付款时，注意以下事项：
一、 有关凭证的填写是否齐全、清楚，并符合相关规定。
二、 采购之核准是否经权责主管核示。
三、 如有未依本规则办理的请采购案件，财会组应将原件退回不得付款。

第七条 采购作业原则 采购部门对采购案件的处理，应遵循下列原则：
一、 审慎了解规格。 （一） 确实了解需求部门之需要。
（二） 仔细了解商品的规格与性能。
二、 慎选合法的供应商。
（一） 多方收集相同商品的有关资料进行比较，评估供应商的供货能力及商品品质。
（二） 尽量找直接生产或代理商采购，以降低采购成本。
三、 议定合理价格
（一） 比价时应注意供应商的品质及售前及售后服务。
（二） 随时注意物价的波动，了解市场行情。
（三）平时多作市场调查，评估各类商品之合理价格。
四、 约定交易条件
（一） 交易条件应包括：商品规格、数量、单价、总额、交货日期、交货地点、付款条件等相关约定。
（二） 交易条件要清楚，逐条列明。
（三） 议定条件确定后立即签约。
（四） 交易条件应顾及双方公平、合理为原则。
五、 严格执行验收
（一） 验收项目应符合交易条件之约定。
（二） 交货数量、品质均需详细检验。
（三） 验收成果应列入记载，作为以后交易之参考。
六、 信守买卖承诺
（一） 严格要求供应商信守交易条件，如有违背诚信原则，应反映处理。
（二） 采购相关同仁应严守诚信原则，不得接受供应商任何形式的馈赠或赞助。
（三） 需信守付款条件的承诺。
七、 供应商资料建档
（一） 经营部门应将所交易供应商的资料建档，且随时补充修正，以利以后之议价参考。
（二） 供应商资料档案应包括：
1、 名称、公司地址、电话、联络人、营业项目等。
2、 与本公司交易商品的时间、价格条件、数量及金额等。 第八条 实施与修订 本办法经呈董事会核准后实施，修订时亦同。
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